چرا محاسبه‌ی کمیسیون دردسر دارد؟
در بیشتر آژانس‌ها کمیسیون هر قرارداد با ماشین‌حساب و روی کاغذ حساب می‌شود. بعد باید سهم مشاوری که فایل را آورده، مشاوری که مشتری را پیگیری کرده و مشاوری که هماهنگی را انجام داده هم جدا شود. هر قرارداد چند عدد دارد و هر عدد می‌تواند اشتباه شود. اختلاف بر سر سهم‌ها هم یکی از رایج‌ترین دلایل نارضایتی در تیم مشاوران است.
در اتواملاک این محاسبه با فرمول انجام می‌شود. شما فرمول دفتر خود را یک بار تعریف می‌کنید و نرم‌افزار برای هر قرارداد همان فرمول را به کار می‌برد.
فرمول کمیسیون چطور تعریف می‌شود؟
مدیر آژانس در بخش «حسابداری» و صفحه‌ی «فرمول‌های کمیسیون» برای قراردادهای فروش (مبایعه) و اجاره فرمول می‌نویسد. در فرمول از سه متغیر استفاده می‌شود:
{GHEYMAT}یعنی مبلغ فروش{RAHN}یعنی مبلغ رهن یا ودیعه{EJARE}یعنی مبلغ اجاره‌ی ماهانه
نرخ‌ها را طبق تعرفه‌ای که در شهر شما برای کمیسیون املاک اعلام شده وارد کنید. اتواملاک نرخ خاصی را به شما تحمیل نمی‌کند.
فروش پلکانی و اجاره
در گروه فروش، هر سطر فرمول جداگانه حساب می‌شود و فقط نتیجه‌های مثبت جمع می‌شوند. این روش برای کمیسیون پلکانی مناسب است؛ یعنی یک مبلغ پایه به‌علاوه‌ی درصدی از مبلغی که از یک حد بالاتر است. در گروه اجاره همه‌ی سطرها با هم جمع می‌شوند و یک سطر منفی واقعاً از جمع کم می‌کند.
شروع از روی نمونه
لازم نیست فرمول را از صفر بنویسید. در بخش «شروع از روی نمونه» چهار الگوی آماده وجود دارد:
- مبایعه با پایه‌ی ثابت و محاسبه‌ی پلکانی
- مبایعه با درصد ساده
- اجاره با درصد رهن به‌علاوه‌ی معادل اجاره
- اجاره با معادل یک ماه اجاره
هر الگو ویرایشگر را با یک فرمول کامل باز می‌کند. تا وقتی «ثبت» را نزنید، چیزی ذخیره نمی‌شود. دکمه‌ی «راهنمای فرمول‌نویسی» هم همه‌ی قواعد را با مثال توضیح می‌دهد.
پیش از ذخیره، فرمول را امتحان کنید
داخل ویرایشگر یک ماشین‌حساب هست. مبلغ فروش، یا مبلغ رهن و اجاره را وارد کنید و «محاسبه» را بزنید. نتیجه شامل کمیسیون بدون ارزش افزوده، ارزش افزوده، مبلغ نهایی برای یک طرف و مجموع دو طرف است. این محاسبه با همان موتوری انجام می‌شود که کمیسیون واقعی قراردادها را حساب می‌کند، پس آنچه می‌بینید همان چیزی است که بعداً ثبت می‌شود. اگر نتیجه صفر یا منفی شود، نرم‌افزار هشدار می‌دهد.
پیش‌نمایش مالی قرارداد
مهم‌ترین بخش، «پیش‌نمایش مالی» است. پیش از اینکه قرارداد از نظر مالی ثبت شود، این پنجره نشان می‌دهد چه اتفاقی خواهد افتاد:
- بدهی هر یک از طرفین معامله بابت کمیسیون
- سهم همکاران (معرف، پیگیر و هماهنگی)
- کمیسیون دریافتی، ارزش افزوده و مجموع سهم همکاران
- مبلغی که در پایان برای دفتر باقی می‌ماند
این پیش‌نمایش چیزی ثبت نمی‌کند. اگر مجموع سهم‌ها از کمیسیون بیشتر باشد، یک هشدار قرمز می‌گوید که دفتر با این ارقام ضرر می‌کند. به این ترتیب اشتباه پیش از ثبت دیده می‌شود، نه بعد از آن.
گزارش سود و زیان
پس از ثبت قراردادها، گزارش «سود و زیان» دو بخش دارد: گردش نقدی، و کمیسیون قراردادها. در بخش دوم می‌بینید که از کمیسیون ناخالص، پس از کسر ارزش افزوده و سهم همکاران، چه مبلغی سود خالص دفتر است. برای آشنایی بیشتر با مدیریت مالی آژانس، مقاله‌ی حسابداری آژانس املاک را بخوانید.
نتیجه
وقتی فرمول یک بار درست تعریف شود، محاسبه‌ی کمیسیون دیگر به ماشین‌حساب و حافظه‌ی کسی وابسته نیست. سهم هر مشاور شفاف است و بحث پایان ماه کمتر می‌شود. امکانات حسابداری و مدیریت قراردادها را ببینید یا ۱۴ روز رایگان امتحان کنید.