مشکل قرارهای پراکنده
در یک آژانس شلوغ، هر روز چند بازدید، جلسه و تماس تلفنی برنامه‌ریزی می‌شود. معمولاً بخشی از این قرارها در دفترچه‌ی مشاور، بخشی در یادداشت گوشی و بخشی فقط در ذهن اوست. نتیجه را همه دیده‌اند: مشتری‌ای که منتظر مانده، مالکی که خبر نداشته و بازدیدی که دو مشاور برای یک ساعت گذاشته‌اند.
اتواملاک برای این مشکل بخش «برنامه من» را دارد؛ تقویمی مخصوص کار مشاور املاک که به فایل‌ها و مشتریان آژانس وصل است.
یک قرار چطور ثبت می‌شود؟
- در «برنامه من» روی دکمه‌ی «+» بزنید.
- نوع قرار را انتخاب کنید: «بازدید»، «جلسه»، «تماس» یا «سایر». مدت پیش‌فرض هر نوع جداست؛ مثلاً بازدید ۳۰ دقیقه و جلسه ۶۰ دقیقه.
- تاریخ را با تقویم شمسی و ساعت را انتخاب کنید.
- در صورت نیاز، آگهی را از فایل‌های آژانس انتخاب کنید. با انتخاب آگهی، محل و نام و تلفن مالک خودکار پر می‌شود. اگر ملک در سامانه نیست، می‌توانید آن را دستی بنویسید.
- مشتری را از فهرست مشتریان انتخاب کنید یا نام و تلفن او را بنویسید.
- تا سه یادآوری بگذارید و «ذخیره» را بزنید.
اگر در همان ساعت قرار دیگری داشته باشید، اتواملاک به شما هشدار می‌دهد. با این حال اگر بخواهید، باز هم می‌توانید قرار را ذخیره کنید.
ثبت بازدید از روی خود فایل
لازم نیست برای هر بازدید به تقویم بروید. در صفحه‌ی هر فایل فعال، دکمه‌ی «ثبت بازدید» وجود دارد و همان‌جا فهرست قرارهای این آگهی از امروز به بعد دیده می‌شود. در پروفایل هر مشتری هم دکمه‌ی «ثبت قرار» هست. به این ترتیب تاریخچه‌ی بازدیدهای هر ملک و هر مشتری کنار خود آن‌ها می‌ماند.
روز، هفته و ماه
برنامه را می‌توانید به سه شکل ببینید: «روز»، «هفته» و «ماه». در صفحه‌ی اصلی برنامه هم کارت «برنامه امروز» قرارهای همان روز را نشان می‌دهد. ساعت‌ها همیشه به وقت ایران است، حتی اگر ساعت گوشی مشاور روی منطقه‌ی دیگری تنظیم شده باشد.
پس از قرار چه می‌شود؟
برای هر قرار می‌توانید نتیجه را ثبت کنید: «انجام شد»، «عدم حضور»، «تغییر زمان» یا «لغو». قرارهایی که زمانشان گذشته ولی نتیجه ندارند، با علامت «نتیجه؟» مشخص می‌شوند تا هیچ بازدیدی بی‌پیگیری نماند. این همان چیزی است که در مقاله‌ی پیگیری مشتری در املاک درباره‌ی اهمیتش نوشته‌ایم.
یادآوری‌ها
یادآوری را می‌توانید سر وقت، ۱۰ یا ۳۰ دقیقه قبل، ۱ یا ۲ ساعت قبل، ۱ یا ۲ روز قبل یا در زمان دلخواه بگذارید. وقتی اتواملاک باز است، یادآوری به‌صورت یک نوار در بالای صفحه با گزینه‌های «مشاهده»، «۱۰ دقیقه بعد» و «بستن» نمایش داده می‌شود.
اگر می‌خواهید یادآوری را حتی وقتی برنامه بسته است دریافت کنید، از گزینه‌ی «افزودن به تقویم گوشی» استفاده کنید. این گزینه قرار را به تقویم خود گوشی اضافه می‌کند و هشدار تقویم گوشی به شما خبر می‌دهد.
نگاه مدیر به برنامه‌ی تیم
هر مشاور فقط قرارهای خودش را می‌بیند و تغییر می‌دهد. مدیر آژانس اما برنامه‌ی همه‌ی مشاوران را می‌بیند، می‌تواند برای هر مشاور قرار بگذارد و یک قرار را به مشاور دیگری بسپارد. برای مدیری که می‌خواهد بداند امروز چه بازدیدهایی انجام می‌شود، این یک نگاه کامل به کار دفتر است. درباره‌ی دیگر ابزارهای مدیریت تیم، مقاله‌ی مدیریت تیم مشاوران املاک را بخوانید.
شروع کنید
«برنامه من» بخشی از نسخه‌ی وب و موبایل اتواملاک است. با ۱۴ روز استفاده‌ی رایگان می‌توانید آن را با تیم خودتان امتحان کنید یا تعرفه‌ها را ببینید.